Trello: De beste gratis online planner voor ondernemers

Tijdens mijn zoektocht naar een online planner om wat meer structuur aan te brengen in alle taken die komen kijken bij het starten van een online business, kwam ik Trello tegen. Ik installeerde de app op mijn telefoon, en deed er vervolgens niks mee. Ik had geen zin om uit te gaan zoeken hoe deze app werkte, het leek allemaal maar wat ingewikkeld. Nu, enige tijd later, kan ik je vertellen dat niets minder waar is dan dat en ik niet meer zonder kan!

Wat is Trello?

Trello is een gratis online project management tool die qua gebruiksvriendelijkheid met kop en schouders boven alle andere gratis (en betaalde) tools uitsteekt. Geliefd door iedereen die graag orde aanbrengt in al zijn taken en projecten, ideaal dus voor chaotische ondernemers zoals ik. Niet alleen is Trello gratis, maar ook nog extreem simpel in gebruik. Deze tool sorteert al jouw to do’s overzichtelijk met de hulp van kaarten en lijsten. Hierdoor zie je in een oogopslag wat je nog moet doen en wanneer. Eigenlijk fungeert Trello als een soort groot prikbord met alle post its erop geplakt, maar dan georganiseerd en duurzamer!

Hoe werkt Trello?

Ben je nieuwsgierig geworden en heb je Trello net als ik gelijk geïnstalleerd? Groot gelijk. Ik zal je nu in het kort de basis uitleggen van Trello zodat je gelijk van start kan gaan. Dan hoef je niet eerst zoals ik enigszins verdwaast kijkt naar dat blauwe scherm met een plusje aan de zijkant waarvan je geen flauw idee hebt hoe je dit nu moet gaan organiseren…Deze korte handleiding is samengesteld op basis van de Trello App voor een mobiele telefoon. De functies zijn op een desktop hetzelfde alleen zul je ze wellicht op een iets andere plek vinden dan nu weergegeven in de screenshots.

De vier basis features van Trello

De basis van Trello bestaat uit borden, lijsten en kaarten. Binnen deze categorieën zijn weer tal van opties zoals het samenwerken met anderen (ideaal voor groepstaken), toevoegen van checklists, bijlages en datums.

Een nieuw bord starten

De eerste stap is om een nieuw bord aan te maken. Je klikt hier op het  + teken rechtsonder in het scherm. Dan kies je ‘maak nieuw bord van de lijst. Vervolgens wordt je gevraagd het bord een naam te geven en de zichtbaarheid aan te geven.

Standaard staat de zichtbaarheid op privé en ik raad je aan dit zo te houden! Als je kiest voor openbaar wordt jouw bord geindexeerd door google en zal alle informatie in dat bord te vinden zijn op internet. Onlangs bleek het personeel van Uber per ongeluk gevoelige informatie (lees: wachtwoorden van Uber) in een bord gepost te hebben en op openbaar te hebben gezet. Oeps…Sowieso raad ik je niet aan om wachtwoorden op te slaan in Trello maar hier een speciale password manager voor te gebruiken.

 

Een nieuwe lijst aanmaken

Als je een bord hebt aangemaakt, kan je vervolgens hieraan een nieuwe lijst toevoegen. Om dit te doen klik je op ‘lijst toevoegen’

Vervolgens geef je de lijst een naam en druk je op het vinkje rechts boven aan. Dit doe je voor alle lijsten die je aan wilt maken.

Er zijn verschillende manieren om deze lijsten te gebruiken. Sommige vinden het fijn om lijsten te organiseren op basis van volgorde: een lijst voor dingen die nog in de wacht staan, een lijst voor dingen die nu gebeuren moeten, en een lijst voor dingen die gedaan zijn. Ik gebruik de lijsten om onderdelen van een bord op te splitsen. Zo heb ik bijvoorbeeld een bord ‘Elk Idee’. Onder dit bord maak ik een bijvoorbeeld een lijst met ‘blogs schrijven’.

Een nieuwe kaart toevoegen

Aan deze aangemaakte lijst kan je nu kaarten toevoegen. Een kaart omvat verschillende handige elementen die deze tool nu zo super handig maken.

Om te beginnen kies je de betreffende lijst waaraan je een kaart wilt toevoegen. Klik hier op kaart toevoegen. Type nu de taak in die je wilt doen. Vervolgens klik je op het vinkje rechtsboven om de kaart op te slaan.

Doe dit voor elke taak die je toe wilt voegen aan je lijst.

Nu begint het eigenlijk pas: Open maar eens je laatst gemaakte kaart. Juist…enorm veel opties! Ik zal ze hieronder even toelichten in volgorde van hoe de app de opties weergeeft:

Bewerk kaartomschrijving

Onder dit kopje kan je gemakkelijk een omschrijving toevoegen aan wat de kaart precies inhoudt. Dit is vooral handig als je kaarten met andere mensen deelt. Zo weten zij wat je precies bedoelt met jouw kaart titel ‘wat is trello blog schrijven’.

Labels

Je hebt de mogelijkheid om verschillende kleurlabels toe te voegen aan de kaarten. Ik gebruik deze kleurlabels om te laten zien welke taak ik moet doen voor welke klant. Je kan de labels gebruiken voor van alles en je kan er zoveel als je wilt toevoegen aan een kaart. Naast een kleur kan je ook nog tekst toevoegen aan het label.

Leden

Je kunt deze kaarten aan verschillende leden toewijzen. Als je al een team gecreëerd hebt, kan je aan één of meerdere leden de kaart als taak toewijzen. Of je voegt iemand toe zodat ze op de hoogte gehouden worden van alle conversaties en vorderingen van de betreffende taak (kaart). Je voegt een nieuw lid toe door op het knopje leden… te klikken.

Als je nog geen groep hebt zul je eerst jezelf toe moeten voegen waarna je op het + teken kunt klikken en andere personen (die ook een Trello account hebben) kunt toevoegen. Op dezelfde wijze kan je personen ook weer verwijderen uit de kaart. Vanzelfsprekend worden zij dan niet meer op de hoogte gehouden van de kaart vorderingen.

Vervaldatum

Als de taak een deadline heeft, kan je onder dit kopje een datum toevoegen. Je krijgt zelfs een reminder als de deadline dichterbij komt, en ook als de deadline voorbij is!

Checklist

Deze vind ik persoonlijk erg handig, de checklist. Splits de taak op in kleinere taken. Psychologisch gezien helpt dat enorm om meer vooruitgang te boeken, want het wordt ineens heel overzichtelijk en do-able als je een grote taak opsplitst in kleine taken! Zo voeg ik bijvoorbeeld aan deze checklist de taken ‘seo check’, ‘afbeeldingen toevoegen’, ‘kopjes checken’, en  ‘pins maken’ toe.

Bijlage

Je kunt aan een kaart verschillende bijlage toevoegen. Als je op bijlage… klikt krijg je de optie om een bijlage toe te voegen  in de vorm van een foto, bestand, link of van Trello zelf. Vooral de link functie vind ik erg handig, deze is gelijk klikbaar in de kaart. Als ik een interessant artikel lees op internet of een nieuwsbericht, kopieer ik direct de link en voeg ik hem toe aan een kaart. Zo kan ik de informatie er snel weer bijpakken op het moment dat het nodig is, en kan ik me weer focussen op waar ik mee bezig was.

Activiteit

Als je op het kopje activiteit… klikt, zie je alle handelingen die uitgevoerd zijn in de geschiedenis van deze kaart. Dit is vooral handig als je met meerdere mensen aan een taak werkt.

Voeg opmerking toe

Hier kan je een geschreven opmerking toevoegen aan de kaart. Heb je aan een taak gewerkt en wil je hier iets over kwijt aan andere teamleden? Dan is dit de plek om iets neer te zetten.

Overige functies kaart

Overigens zijn er nog 6 functies die je kunt doen met een kaart als je op de 3 puntjes klikt rechtsboven van het scherm. Deze meeste functies spreken voor zich.

Ik gebruik de Kopieer kaart optie heel veel. In het geval van mijn blogs lijst, is bijvoorbeeld de checklist hetzelfde voor elke blog (dus kaart) die ik schrijf. Daarom vind ik het superhandig dat ik een kaart kan kopiëren zodat ik alleen maar de titel hoef te veranderen en nieuwe bijlagen kan toevoegen. Ook kan je heel handig aanvinken welke onderdelen je wel of niet mee wilt kopiëren. Zo kopieer ik dan wel de checklist maar niet de bijlages mee.

De optie archiveer nogal wat verwarring met zich meebrengen. Trello heeft namelijk geen verwijder functie. In plaats daarvan archiveer je een kaart of lijst. Het betreffende onderdeel verdwijnt uit je zicht maar kan altijd weer teruggeplaatst worden. Je vind al je gearchiveerde lijsten en kaarten als je op de drie puntjes klikt in het betreffende bord.

Tot slot

Het is bijna niet te bevatten hoeveel verschillende functies Trello gratis en voor niets aanbiedt. Bovendien biedt Trello ook nog verschillende templates aan die je kan importeren om een bord vorm te geven. Je vind deze hier. Al met al is dit wat mij betreft (en met mij vele anderen) dé online tool om je projecten duidelijk te ordenen en een must have voor elke ondernemer!

Voor mij is Trello mijn redding betreft het organiseren van mijn chaotische hoofd en zorgt ervoor dat ik veel meer gestructureerd te werk ga! Echt waar, ik had niet gedacht dat dit zo een groot verschil zou gaan maken in mijn werkwijze. Gebruik jij Trello al en welke functie vind jij het handigst?

Lees hier welke andere tools ik aanraad aan ondernemers (to be)!